VOCUS Lohn und Gehalt

Professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung

Konzipiert für die rechtssichere Personalabrechnung im öffentlichen Dienst, unterstützt die Softwarelösung VOCUS Lohn und Gehalt auch Abrechnungen in Werkstätten für behinderte Menschen und in Industriebetrieben – komfortabel und funktionsstark.

Mit VOCUS rechnen Sie strukturiert und zuverlässig – ob eigenständig vor Ort oder als Personalabrechnung as a Service durchgeführt durch unsere Spezialisten.

Hauptfunktionen

  • Netzwerk- und Mandantenfähigkeit
  • Systematischer Aufbau der Stammdatenerfassung und Monatsdatenpflege
  • Planungs-, Monats- und Jahreskalender
  • Systemlohnarten und frei konfigurierbare Lohnarten
  • Tariftabellen des öffentlichen Dienstes
  • umfangreiche Plausibilitätsprüfungen
  • Testabrechnungen, Rückrechnungen
  • Altersteilzeit, Kurzarbeit, Entgeltumwandlungen, Pfändungen, Sollentgeltermittlung
  • durch Fortschrittskontrolle gesteuerte Personalabrechnung mit allen Auswertungen und Ergebnissen
  • Meldewesen (DEÜV, DASBV, Beitragsmeldungen, DGUV mit UV-Lohnnachweis, euBP, DATÜV-ZVE, Elster, ELStAM)
  • Bescheinigungswesen (EEL, AAG, BEA der Rentenversicherung, BEA der Arbeitsagentur, eAU, A1-Verfahren, monatliche Verdiensterhebung, Personalstandsstatistik zum 30.06.)

Schnittstellen

Importschnittstellen

  • Zeiterfassung
    Import von An- und Abwesenheiten aus einem Zeiterfassungssystem in den Kalender und Import von Zuschlagslohnarten in den Arbeitsnachweis der Monatsdaten

Exportschnittstellen

  • Standard-Schnittstellen zu Finanzwesen und Kostenrechnung
    Übergabe zu klassischen Finanzbuchhaltungen sowie zu Finanzprogrammen des öffentlichen Dienstes in den Varianten kamerale und doppische Buchung
  • Digitale Lohnschnittstelle (DLS)
    Übergabe der Personalabrechnungsdaten an den Lohnsteueraußenprüfer gemäß den Anforderungen der GoBD
  • Dokumentenmanagement (DMS)
    Schnittstelle zur Übergabe von Dokumenten an ein DMS, ePost bzw. Ausgabeverzeichnis mandanten- und zeitraumübergreifend

Unsere Zusatzmodule

Archivsystem

Das Listenarchiv bietet eine Übersicht der wichtigsten Belege, Listen und Meldungen der bereits durchgeführten Abrechnungen und erzeugten Auswertungen. Alle Listen werden bei ihrer Abarbeitung in einem Archivbereich hinterlegt. Die Abspeicherung der Daten erfolgt verschlüsselt und ist nicht manipulierbar. Die Listen werden gemeinsam mit den monatlichen Rechenergebnissen und Daten abgelegt. Alle Listen der Personalabrechnung sind mit dem Modul zehn Jahre zur Anzeige und zum Druck verfügbar.

Archivlistensuche

Suchfunktionen sind wichtige Optionen, die erheblich zur Effi zienzsteigerung und der erfolgreichen Arbeit mit Softwareanwendungen beitragen. Das Modul bietet Ihnen eine Volltextrecherche mit Abfragekombinationen und der Möglichkeit, diese auf eine Auswahl von Archiven und/oder auf bestimmte Zeiträume einzuschränken – präzise, einfach und schnell.

Personalkostenplanung

In Zeiten stetigen Wandels ist die Personalkostenplanung eine der wichtigsten Säulen im Planungs-und Controllingprozess. Beziehen Sie vergangene Personalentwicklungen und zukünftige Einfl ussgrößen, wie tarifl iche und gesetzliche Änderungen, Personalauf- und -abbau und natürliche Fluktuation in Ihre Hochrechnung der Löhne, Gehälter und Sozialkosten mit ein. Sie erhalten nicht nur eine präzise Kostenprognose, sondern profi tieren auch von einem zuverlässigen Frühwarnsystem für ihr Controlling. Mit diesem Modul können Sie Abrechnungskreise oder einzelne Personen/-gruppen bis zu vier Jahre in die Zukunft, aber auch in die Vergangenheit (z. B. bei rückwirkenden Tarifänderungen) planen. Im Ergebnis erhalten Sie jeweils eine komplette Bruttolohnbewertung nebst Nettolohn- und Kostenrechnung.

Statistik

Die Verdiensterhebung wird monatlich mit dem Ziel durchgeführt, zuverlässige Daten über das Niveau, die Verteilung und die Veränderung der Bruttoverdienste von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu gewinnen. Die Verdiensterhebungsstatistik
wird entsprechend den Vorgaben der EBV (Entgeltbescheinigungsverordnung) erstellt. Mit diesem Modul können die Daten monatlich automatisiert, per Knopfdruck, in elektronischer Form aus der Lohnabrechnungssoftware gewonnen und als amtliche Statistik übermittelt werden – ganz einfach über das Online-Meldeverfahren IDEV.

Personalinformationssystem

Mit dieser Funktion können Sie Auswertungen Ihrer Personaldaten frei verwalten. Dieses Werkzeug ermöglicht es Ihnen, beliebige Personen aus verschiedenen Abrechnungskreisen zu Auswertungsbereichen zusammen zu fassen. Sie können vorhandene Personaldaten in Textdateien übergeben, Listen und Formulare oder Serienbriefe für Microsoft Word aufbereiten oder ausgewählte Daten an Excel übergeben. Bei Listenausgaben besteht die Möglichkeit, nach allen Feldern zu fi ltern oder zu sortieren.
In beliebigen Ebenen können Zwischensummen angezeigt werden. Die Darstellung der Listen ist frei generierbar. Überschriften und Datenfelder können in Position, Schriftart und -größe eingerichtet werden.

Testumgebung

In die Testumgebung kann der Abrechnungsstand der Abrechnungsumgebung mit Testmerkern übernommen werden. Eine Übernahme aus dem Testbereich in die Abrechnungsumgebung hingegen ist gesperrt. In der Testumgebung gibt es keine
Kommunikation nach außen, d. h. Meldungen, Übergabedaten usw. können nicht übergeben werden. Gleiches gilt für Rückmeldungen bzw. Übernahmen von außen. Alle Listen sind mit einem Testvermerk (Wasserzeichen) versehen. Versuchsweise können Tarifänderungen rückwirkend bzw. in die Zukunft verlegt, Ein- und Austritte etc. vorgenommen und abgerechnet werden. Gegenüber dem Modul Personalkostenplanung sind hier Rückrechnungen und komplexere Abrechnungsszenarien möglich. Der Stand des Testbereiches kann mit erneuter Übernahme des Abrechnungsstandes jederzeit selbst zurückgesetzt werden.

 

Zertifizierte Sicherheit für Ihre Lohnabrechnung

Unsere Lohnsoftware steht für höchste Qualität und Verlässlichkeit.
Sie wird jährlich durch die ITSG GmbH geprüft und erfüllt damit kontinuierlich die aktuellen gesetzlichen und technischen Anforderungen.

Zusätzlich wurde unsere Software einmalig durch die Gemeindeprüfanstalt Baden-Württemberg (gpa) zertifiziert, was die Einhaltung maßgeblicher Standards und Richtlinien bestätigt.

Unsere Leistungen
Kompetent und flexibel - wir sind für Sie da.

Softwarelizenz- und Wartungsvertrag

Überlassung (Lizenzierung) des Software-Produktes VOCUS Lohn und Gehalt nebst der Erbringung von Software-Wartungsleistungen: Die Wartungsleistungen umfassen die Bereitstellung und Wartung der jeweils jüngsten Fassung der überlassenen Software, die Bereitstellung von Produktanpassungen an neue gesetzliche Bestimmungen, die Beseitigung von Fehlern der Software sowie die schriftliche oder telefonische Beantwortung von Fragen zur Funktion der überlassenen Software.

Schulungen

Besuchen Sie regelmäßig unsere Anwenderschulungen zu ausgewählten Themen der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Unsere Schulungen werden als Präsenzveranstaltung oder online durchgeführt. Gern und auf Anfrage kommen wir auch zu Ihnen und bilden Sie ganz individuell in  Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiter.

Personalabrechnung as a Service flexi

Zusätzlich zu Ihrem Softwarelizenz- und Wartungsvertrag bieten wir Ihnen einen Flexi- Vertrag an. Sie können uns so jederzeit im Form eines Dienstleistungabrufes mit der monatlichen Personalabrechnung beauftragen und diese auch jederzeit wieder selbst übernehmen. Insbesondere bei internen Personalengpässen oder -ausfällen stellen Sie auf diese Weise Ihre Personalabrechnung sicher.

Personalabrechnung as a Service

Wir realisieren auf Wunsch für Sie dauerhaft die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung und die notwendigen Jahresabschlussarbeiten auf Basis der aktuellen gesetzlichen Bestimmungen. Zum Einsatz kommt die Software VOCUS Lohn und Gehalt am Sitz des Auftragnehmers.

Partner

Mit den Lösungen unseres Partners von ZMI erfassen Sie Arbeitszeiten sowie Auftrags- und Projektzeiten ortsunabhängig und digital.

Ob über stationäre Terminals, online im Webbrowser am PC-Arbeitsplatz, mobile Terminals am Einsatzort oder Orten ohne Infrastruktur sowie via App auf dem Smartphone oder Tablet - Zeiten können in Echtzeit erfasst werden, sodass Stundenzettel fortan der Vergangenheit angehören.

Digitalisieren und mobilisieren Sie Ihre HR-Prozesse wie beispielsweise Urlaubs- und Gleitzeitanträge, automatisieren Sie die Bewertung Ihrer Arbeitszeiten und übergeben Sie diese direkt in Ihre Lohnabrechnung.
Daneben schaffen Auswertungen und Reportings mehr Transparenz in Ihrem Personalwesen.

  • Digitale Erfassung von Arbeitszeiten sowie Auftrags-/Projektzeiten in EchtzeitAnbindung gängiger stationärer
  • Erfassungshardware von Datafox, dormakaba und PCS
  • Mobile Zeiterfassung über App für Android und iOS
  • Urlaubsplaner und Schichtplaner
  • Berechnung anfallender Zuschläge bspw. für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit
  • Zusätzliche Einstellungen für die Abbildung von Regelungen des Tarifvertrags für den Öffentlichen Dienst (TVöD)
  • Schnittstelle für die digitale Datenübergabe in VOCUS Lohn- und Gehalt
  • Erweiterbar um Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) mit ITSG-zertifizierter Schnittstelle, Personaleinsatzplanung und elektronische Zutrittskontrolle