Digitale Personalakte

Mehr Effizienz, Sicherheit und Flexibilität für Ihr Unternehmen

Akten, Papierberge und ein heilloses Dokumentenchaos gehören bald der Vergangenheit an. Automatisieren Sie Ihre Personalprozesse, legen Sie Ihre Akten papierlos, strukturiert und sicher ab und sorgen somit für mehr Transparenz und Effizienz in Ihrem Unternehmen.

Erstellen Sie gruppenbasierte Zugriffsrechte, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen auf die entsprechenden Bereiche der Personalakte zugreifen können.

Unser neues Modul Digitale Personalakte bietet umfangreiche Struktur-, Organisations-, Such- und Auswertungsmöglichkeiten.

Digitale Personalakte mit Dokumentenvorschau

Die Digitale Personalakte kann auch außerhalb und unabhängig von der Software VOCUS Lohn und Gehalt genutzt werden.

Die wichtigsten Vorteile der Digitalen Personalakte

HR – Ressourcen steigern

Die Digitalisierung Ihrer Akten schafft eine einheitliche Struktur und Verwaltung, und steigert somit die Produktivität und Effizienz Ihrer Personalsachbearbeiter. Alle Personalakten sind jederzeit griffbereit, wodurch umständliche Papierakten und langwierige Suchprozesse der Vergangenheit angehören. Profitieren Sie von automatisierten Abläufen und beschleunigen Sie so Ihre HR-Prozesse nachhaltig.

Anbindung an 3rd Party

Dank flexibler Programmierschnittstellen (API) können Drittanbieteranwendungen leicht an die digitale Personalakte anknüpfen. So können Sie z. B. automatisiert Dokumente hinzufügen, Personalakten anlegen und natürlich auch Daten aus der Digitalen Personalakte abrufen.

Umweltfreundlich und kostensparend

Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und senken Sie Ihre Druck- und Lagerkosten. Die Umstellung auf eine digitale Lösung ist nicht nur umweltschonend, sondern führt auch zu einer nachhaltigen Kostenreduktion.

Best Practice

Verwalten Sie ihre Digitalen Personalakten flexibel entsprechend einer vorkonfigurierten oder aber auch ihrer individuell erstellten Ordnerstruktur und gewährleisten Sie somit eine einheitliche und übersichtliche Gestaltung. Legen Sie ihre individuell festgelegten Dokumentenarten als Pflichtdokumente fest und behalten Sie den Überblick und die Kontrolle. Mit intelligenten Such- und Filterfunktionen ist die Verwaltung Ihrer Personalakte so transparent und einfach wie nie zuvor.

Versionierung und Revisionssicherheit

Versionierung und Revisionssicherheit sind essenzielle Elemente im elektronischen Dokumentenmanagement. Die integrierte Dokumentenversionierung sorgt für eine automatische Vergabe von Versionsnummern. Alle Dokumente werden revisionssicher abgelegt und archiviert. So behalten Sie den Überblick über Änderungen und ermöglichen eine lückenlose Nachverfolgung von Modifikationen.

Höchste Datensicherheit und Compliance

Durch modernste Verschlüsselungstechnologien und gruppenbasierte Zugriffskontrollen erhalten Ihre sensiblen Personaldaten den bestmöglichen Schutz. Sie sind stets auf der sicheren Seite und erfüllen alle rechtlichen Vorschriften, wie die DSGVO und die Führung elektronischer Entgeltunterlagen nach § 8 BVV.

Flexiler und sicherer Zugriff durch Web-Client

Mit unserem Web-Client haben Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf ihre Personalakten, Dokumente und Benachrichtigungen. So bekommt jeder Arbeitnehmer einen eigenen Zugang und kann via Smartphone, PC oder Tablet bequem von zuhause auf seine Unterlagen zugreifen.

  • Sicherheitsfeatures für Ihre Daten: Auch Ihre IT-Abteilung wird durch automatische Benachrichtigungen über ungewöhnliche Kontoaktivitäten informiert. Bei verdächtigen Anmeldeversuchen oder Änderungen am Konto können umgehend Maßnahmen ergriffen werden, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.
  • Technische Zugriffsoptionen: Der Zugriff auf die WebApp erfolgt entweder über eine klassische Portweiterleitung (Port Forwarding) oder mittels eines Serverdienstes (Reverse Proxy), je nach Ihren technischen Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien.

So sorgt der Web-Client für mehr Flexibilität, Sicherheit und Effizienz in Ihrer Personalverwaltung.